展会策划方案的步骤主要包括六个重要环节：决定展览主题、计划策划调查分析、可行性分析、财务规划、总体计划制定、项目申请和报告。
首先，决定展览的主题是确定展览内容所在的行业或领域，这表明组织者应该探索新的展览或更新和升级现有的展览。例如，2021年湖南（长沙）国际智能交通博览会根据展览主题设置了多个主题“智能公路、智能航空、交通安全”等待八个展区。决定主题的方法主要包括新主题、分类主题、扩展主题和合并主题。对于新开发的展览项目，重点关注国内外市场需求、展览能力、合作伙伴、组织者实力；对于现有展览，应注意总结以往经验，反映创新和前瞻性，反映行业趋势和焦点。
二是展览规划调查研究是决定展览项目能否立项，以及项目立项后能否规避风险，达到预期效果的基础性工作。在项目开始规划前进行调查，了解展览的环境状况、行业状况、重点企业状况、活动参与者状况等信息，为组织者进行展览价值分析和内容设计提供依据。方案规划研究主要包括三个环节：初步准备阶段、正式调查研究阶段和研究结果处理阶段。
第三，可行性分析主要是对展览项目是否可行进行研究和分析，为组织者的决策提供依据，取决于项目是否能最终实施。可行性分析的内容主要包括市场环境分析、项目活力分析、财务分析、社会效益分析、风险预测等六个方面。在可行性分析的早期工作处理安全后，然后制定可行性分析报告。最后，可行性分析报告和项目申请应提交有关机构审查。
第四，展览项目财务规划主要用于预测项目收支比例、项目实施后是否能达到预期目标以及可能出现的财务风险，为展览计划的调整和主办方的最终决策提供参考。
第五，制定总体计划。展览项目总体规划包括展览主题决策、规划调查分析、行业和市场需求分析、可行性分析、财务规划等方面，不同于展览规划，是展览项目从规划规划到实施，以及后期评估跟踪的整个过程。
最后，展览项目确定后，应向有关主管部门或主办单位提出申请。特别是举办国际展览，项目审批程序相对复杂，从项目审批申请和报告开始举办国际展览一般需要一年半到两年。因此，展览申请需要在项目审批前一年提交。展览的名称、内容、时间、地点、规模和组织者应在申请表上注明。如果您想定期举办展览，则应注明。
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